אם לפני עשרים שנה בקושי ידענו מה זה מחשב, הרי שכיום המחשב השתלט לנו על כל דבר בחיים. האם המחשב יכול לשפר את תפקודו של המפעל או החברה שבה אנו נמצאים? עשרות חברות ותיקות בתעשייה שואלות את עצמן את השאלה הזו, כל פעם מחדש. הרי יש כל כך הרבה תוכנות וסוגי תוכנות בשוק שקשה להבין למה בדיוק כל זה נחוץ.

 יש כמה נושאים שצריך לקחת בחשבון כששוקלים לקנות תוכנה:

1. נושא ראשון הוא נושא ההשקעה מול התמורה. צריך להבין שאין תוכנה מושלמת. ככל שנשאף לשלמות במערכות, כך נשלם יותר. למה הכוונה? נניח שאנחנו רוצים מערכת שעוקבת על מצב המלאי. כאשר רוצים שפרק הזמן מרגע התרחשות השינוי במלאי ועד שהמידע מגיע למערכת יהיה קצר יותר, העלות תהיה גבוהה יותר, לכן, אם מדובר בדרג ניהולי גבוה שחשוב לו לבדוק את מצב המלאי באופן כללי בסוף היום ולא בכל רגע נתון, הוא יעדיף לוותר על אפשרות עדכון מהירה ולהוריד ברמת המחיר של התוכנה.

אם ניקח מערכות בנקאיות כדוגמא, כולנו יודעים שכאשר אנו מושכים 200 ש"ח מהכספומט ומסתכלים 10 דקות אחרי זה באתר הבנק, רואים את המשיכה באותו הרגע. לעומת זאת, אם תבצעו קניה ב400 ש"ח בחנות כלשהי, תראו את החיוב רק כעבור יומיים. הסיבה היא כמובן שיקולים כלכליים של התוכנה.

2. נושא שני הוא נושא התפעול והתחזוקה. העובדה שאין כזה דבר תוכנה מושלמת מצריך אותנו להבין שיכולות להיות טעויות. המצב הסטנדרטי הרגיל הוא מצב התמיכה הטכנית של המפיץ, אבל במערכות מסובכות, בחברות שנדרשת בהם רמת דיוק גבוהה, נדרש אפילו מעבר לכך - מתפעל ראשי של התוכנה. כאשר מדובר בתוכנות שבהם הנתונים מתקבלים מבני אדם, הרי שצריך ביקורת שתוודה שאין שגיאה בהכנסת הנתונים. למשל, בתוכנת ERP יש צורך לאסוף דיווחים של הוראות יצור בשטח, על מנת לקבוע האם פרויקט ברווח או בהפסד. אם הפועל מבצע את החלק ב5 דקות, אבל דיווח 18 דקות - המידע שקיבלנו אינו אמין. ישנם מפעלים, שעל מנת להתגבר על הבעיה הזו מנהלים מערכת ERP וגם רישום ידני של מנהל המפעל ומשווים ביניהם.

 3. הנושא השלישי הוא יעוד המערכת. אנו מעוניינים שמערכת המידע שלנו תהיה תואמת לצרכים של השטח. לא נביא מערכת מידע שמיועדת למנהלים בכירים לפועלי המפעל.

4. נושא רביעי הוא ההדרכה. צריך לקחת בחשבון מהי האוכלוסיה בארגון ואם אפשר בכלל לעשות את השינוי הזה. אם אין שום צ'אנס שהעובדים הנוכחיים יסתדרו עם התוכנה אז אין שום טעם לרכוש אותה.

ישנם סוגים שונים של מערכות מידע:

1. מערכת TPS - Transaction Processing System - מיועדת לדרג התיפעולי ומנהלת את התנועות שבבסיס הנוהל השוטף. לדוגמא: מערכת של חברת תעופה המאשרת הזמנה ומקצה מקום ישיבה.

2.  מערכת MIS - Management Information System - מערכות שמיועדות את שלושת הדרגים הגבוהים בארגון. ישנם כמה סוגים MIS:

א. SDS - מערכות מבצעות החלטה

ב. ES - מערכות מומחה. מערכות שעל ידי נתונים, נותנות ממצאים עובדתיים שעוזרים להגיע להחלטה

ג. DSS - מערכת תומכת החלטה. נותנת מספר חלופות לפי מודלים מתמטיים.

ד. EIS - מערכת תומכת החלטה לטווח ארוך - נותנת אסטרטגיה ביצועית.

ה. SIS - מערכות מידע אסטרטגיות לקבלת יתרון על המתחרים.